Во многих организациях образуется значительный объем кадровой документации, которую требуется хранить строго установленный срок. Когда этот срок завершается, бумаги теряют юридическую силу и подлежат уничтожению, а в отдельных случаях может потребоваться восстановление кадровой документации. Выполнять уничтожение необходимо только по правилам законодательства, иначе руководитель рискует столкнуться с административной ответственностью.

Как подготовиться к уничтожению документов

Сначала проверяют, действительно ли срок хранения завершился. Важно учитывать, что для разных видов кадровых бумаг предусмотрены различные периоды: приказы, личные карточки сотрудников или табели учета рабочего времени хранятся разное количество лет. Далее назначается комиссия, которая оценивает ценность документации и фиксирует результаты проверки в протоколе. После этого формируется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы правильно организовать процесс, полезно опираться на следующие шаги:

• определить виды кадровых документов, подлежащих уничтожению, сверив сроки хранения с действующими перечнями;
• назначить комиссию и зафиксировать порядок ее работы в приказе руководителя;
• составить акт о выделении дел, указав периоды и количество;
• согласовать акт и утвердить его директором организации.

Такой порядок позволяет подтвердить правомерность действий и снизить риски для компании.

Способы уничтожения кадровых документов

После утверждения акта документы теряют ценность и становятся макулатурой. Но даже здесь важно документально зафиксировать способ избавления от бумаг. Закон не закрепляет единый метод, поэтому компания может выбрать удобный вариант. Однако при передаче сторонней организации необходимо составить акт приема-передачи для сохранения прозрачности.

Чаще всего применяют такие способы:

• использование офисного шредера или промышленного измельчителя для гарантированной утилизации;
• передача документов на переработку в специализированную фирму с контролем процесса;
• сжигание, если соблюдены требования пожарной безопасности и зафиксирован сам факт уничтожения.

Любой выбранный вариант должен сопровождаться дополнительным актом, подтверждающим факт утилизации.

Своевременное уничтожение кадровых документов после истечения сроков хранения помогает компании освободить архивные помещения и снизить риски проверок. Правильно оформленные акты и участие комиссии обеспечивают соблюдение норм законодательства. Такой подход защищает интересы организации и ее руководителя, исключая штрафные санкции.

Источник: unionexpert.kz.